23 julio 2006

Manual de procedimientos para una hemeroteca

MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UNA HEMEROTECA

Por

Saúl Sánchez Toro, MLS

(Magíster LS, Universidad de Puerto Rico.

Lic. B/tcologia Escuela Interamericana de Bibliotecología)


Universidad de XXXXX

de BIBLIOTECA

Año xxxx



I.- QUE ES LA HEMEROTECA DE LA UNIVERSIDAD xxxxxxxxxxxxxxxxxx

Es la Sección de la biblioteca xxxxxxxxxxxxxxxx donde se guardan, organizan y se ponen a disposición de los usuarios (estudiantes, profesores, empleados y público en general), las publicaciones periódicas y seriadas. (Periódicos, revistas, diarios, boletines, informes y en general todos los impresos que se publican en forma seriada).

Esta colección es de suma importancia en la información que proporciona la Biblioteca porque en ella están concentradas las publicaciones más recientes en los diferentes campos del saber humano lo que permite ofrecer información actual a quién la solicite.

La hemeroteca está situada en xxxxxx piso de la Biblioteca Central y posee un fondo documental de xxxxx títulos de publicaciones en (por ejemplo: Ciencia y Tecnología, Ingenierías, Humanidades y Sociales.)

Sus colecciones son de estantería cerrada ( o abierta según el caso) y atendidas directamente por el personal de la Sección.

II.- DEFINICION DE TERMINOS


A.- Publicación Seriada:

Son publicaciones con título distintivo destinadas a aparecer en partes o números sucesivos a intervalos establecidos o irregulares y por regla general por un tiempo indefinido. Cada parte o número contiene artículos de varios colaboradores.

B.- Publicación Periódica:

Obra publicada con título distintivo, a intervalos generalmente regulares, aparece en números o partes sucesivas contiene material sobre una variedad de tópicos, escritos por varios colaboradores con sistema de numeración consecutiva.

C.- Revista:

Es una publicación periódica con título legal y numeración consecutiva, trata temas diversos y también sobre una sola especialidad.

D.- Boletín:

Aunque es también una publicación periódica, no es tan regular en su aparición como la revista. Informa sobre los trabajos y actividades de la Asociación o Institución de la cual es órgano de publicidad.

E.- Noticiero:

Es una publicación que ofrece periódicamente noticias o documentación de carácter informativo.

F.- Índice:

Son una guía del contenido de cualquier escrito u otro material de documentación que ofrece un análisis por asuntos, sistemático y sostenido del contenido de dicho material, ordenado en forma alfabética, cronológica, numérica o en otro orden prefijado. Cada asiento lleva a continuación el número de la página, el número de párrafo u otra indicación que señala el lugar exacto de la referencia.

G.- Abstracts o Extractos:

Como su nombre lo dice, extracta la información más importante de un artículo de una publicación seriada o de cualquier otra publicación.

H.- Anuario:

Una publicación periódica que aparece regularmente una vez al año, que registra los acontecimientos o desarrollos que tuvieron lugar durante el año en una organización; algunas veces son dedicados a un campo específico.

I.- Estadística:

Aquellas que presentan un censo o recuento de la población producción, del tráfico o de cualquier otra manifestación de un estado, provincia o entidad colectiva.

J.- Bibliografía:

Lista de publicaciones referentes a una materia, autor o lugar determinado.

K.- Memoria:

Publicación oficial de algún cuerpo o agrupación, congreso o reunión de cualquier tipo en donde se trate un tema específico.

L.- Actas:

Los informes escritos de reuniones de sociedades, instituciones, u otras organizaciones comerciales, literarias y/o científicas en donde se asientan los puntos tratados en el orden del día, indicando las mociones, recomendaciones y conclusiones que se hubieren presentado durante la reunión.

Aunque se emplea indistintamente por el término transacciones no es sinónimo de éstas.

M.- Transacciones:

Los trabajos presentados en una reunión de una sociedad literaria o científica.


La diferencia que se hace entre transacciones y actas, es que las transacciones son los trabajos y discursos y las Actas son los informes relativos a la reunión misma.



N.- Diario:



Publicación o periódico que aparece diariamente; de car cter informativo y actualizado.



O.- Seminario:



Periódico que se publica una vez por semana.



P.- Informe:



Publicación oficial de las actividades de una corporación.



Q.- Catálogo:



Generalmente ofrece listado de publicaciones o información de interés común.



R.- Resumen:



Es la exposición sumaria y precisa de lo m s sustancial de un artículo de una publicación periódica.





III.- OPERACIONES DE LA HEMEROTECA





A.- Hacer renovaciones de publicaciones por suscripción con la debida anticipación (6 meses), como mínimo.



B.- Llevar un control escrito de los vencimientos de tales suscripciones.

(Para un mejor control las suscripciones deben vencerse en una misma época del año.)



C.- Los reclamos de las publicaciones suscritas que no han llegado a la Hemeroteca, deben hacerse con frecuencia, reclamando el número inmediatamente anterior al que llega, si no se han recibido.



D.- Se reciben las publicaciones seriadas que han sido adquiridas por suscripción, donación o canje. esta operación la hace la sección de Canje y Donación de la Bibliotecas.



E.- La sección de canje señala en la parte superior de las publicaciones si son suscripción, donación o canje.



Si son suscripción, señala con una S

Si son donación, señala con una D

Si son canje, señala con una C



F.- La sección de canje y donación traslada las publicaciones a la Hemeroteca.



G.-Allí el auxiliar encargado para ello, señala con una marca de Cotejo (v) y una línea de subrayar (-) la letra inicial del título por medio del cual se señala la entrada de la publicación, sin tener en cuenta los artículos definidos iniciales del título.

Ejemplos:

Revistas interamericana de Sicología.

The economist



H.- Se ordena las publicaciones alfabéticamente por título, para facilitar su registro en el Kardex, el cual figurar en igual forma.



I.- El auxiliar de Hemeroteca confronta en el Kardex o en la base de datos si es un título que no está registrado.



J.- si no aparece en el Kardex o en la base de datos lo registra.



K.- si aparece en el Kardex o en la base de datos verifica que esté en los estantes.



L.- si la publicación aparece en los estantes se le coloca el sello de duplicado y se remite a la Sección de canje y Donación para que con los duplicados se conforme la "lista de ofrecimiento de canje", que se remite a otras instituciones.



M.- Después de registradas las publicaciones en el Kardex o en la base de datos, el auxiliar elabora la lista de las publicaciones recibidas durante el mes con los mismos elementos del Kardex o dela base de datos, es decir año, volumen y número o números, para enviarlas a todas las Facultades y Escuelas de la Universidad y Fijarla igualmente en la cartelera de la biblioteca sobre llegada de tales publicaciones.



N.- Luego se les coloca fecha de recibo de la publicación, los sellos, bolsillos y tarjetas de préstamo y ficha de vencimiento.



Los sellos se colocan en la cará tula, portada y en línea secuencial cada siete (7) páginas. (Ej: 7,14,21 etc) las publicaciones que tengan numeración consecutiva ya sea por número o volumen deberán sellarse en las páginas xxxxxx(la que la biblioteca haya escogido como pagina de seguridad). (Ej: 43,143,243, etc).



O.- Uno de los Auxiliares separa el último número recibido de cada título para colocarlo en exhibición (este número queda como material de reserva y no se presta hasta tanto llegue el número que sigue) y también para preparar los boletines de Tablas de contenido, que también se remiten a las distintas Facultades y Escuelas.



P.- Aquellas publicaciones de las cuales sólo se ha recibido un número, se colocan en un estante aparte (lista de cuarentena, en orden alfabético de título y se les hace una lista en el mismo orden en que se encuentran las mismas, a medida que vayan llegando nuevos números y que se haya decidido ingresar a la colección, se les hace registro en el kárdex o en la base de datos y se ubican las publicaciones en los estantes con la colección general.





IV.- ORGANIZACION



A.- el kárdex:

1.- Definición:

Es el mueble en el cual se registran en tarjetas de tipo kárdex con medidas 20x13 1/2 cm, cada una de las publicaciones seriadas que se reciben ordinariamente en la hemeroteca.

Se selecciona el título bajo el cual se va a registrar en el kárdex y se va a ubicar en los estantes.

Se deben dejar espacios suficientes entre las tarjetas, para poder intercalar las de las nuevas publicaciones que vayan ingresando a la Hemeroteca. Los títulos de las publicaciones se ordenan en él, alfabéticamente de la A ala Z.

Los siguientes artículos definidos iniciales no se consideran en la alfabetización:



En español: el, la, los, las

En inglés: the

En francés: l', le, la, les

En portugués: o, a, os, as

En italiano: il, lo, gli, gl, la, le, l'

En alemán: das, die



Las revistas que empiezan por iniciales, al alfabetizarse deben ir antes de la letra inicial ej: AEI Mecánica, se debe ubicar antes que todas las publicaciones que empiezan por A. Pero si las iniciales corresponden a siglas de instituciones, se deben considerar escritas completamente.



Ej: ASTM Standars debe considerarse como American society for testing and Materials.

FAO Review debe considerarse como Food and Agricultural Organization Review.



Se hace excepción únicamente con la UNESCO y aquellas siglas que se conocen más por la sigla, ya que si se escriben completamente confundirían al lector.



La organización de cada volumen debe empezar en el número más antiguo que tenga la Hemeroteca, es decir cronológicamente y en orden consecutivo.



2.- Clases de tarjetas que se usan en el kárdex



A.-ANUALES



Se utilizan para las publicaciones que aparecen con una frecuencia anual. Los datos que se incluyen en el anverso de esta tarjeta son:



1.- Título o nombre de la publicación

2.- Nombre del editor o publicador

3.- Dirección

4.-En la columna "continuación de" se coloca el nombre de la publicación si antes tenía otro nombre.

5.- Si la publicación ha cambiado de título se colocar el nuevo título en la columna "continua en".

6.- Si se ha logrado identificar en que índices aparece analizada la publicación se colocar n los títulos abreviados de estos en la columna "indizada en".

Las anotaciones en la tarjeta anual se hacen colocando el año que se desea registrar y el No. del anuario.

Ejemplo:



En el reverso de la tarjeta se colocarán los siguientes datos:



1.- Fecha de iniciación es decir la fecha en que comenzó la revista a publicarse. Debe incluir esta información el año, mes volumen y número Ej. Vol. 1, No. 1 (jun 1980).



(se recomienda buscar estos datos en Ulrich's International Periodical Directory o en otros catálogos de publicaciones seriadas).

2.- Fecha de terminación, o sea la fecha en que la publicación editó su último número Ej. Vol. 25 No. 183 )dic 1980)

3.- Fecha de adquisición, o sea cuando la biblioteca la recibió por primera vez.

4.-cuando la publicación sea por suscripción, se deber registrar la fecha en la columna "fecha de suscripción".

5.-Se procurar hasta donde sea posible, identificar los números y volúmenes que se publican por año y establecer que frecuencia tendrá la publicación.



Las clases de frecuencia más conocidas son:



-.Mensual (generalmente 12 veces al año, sin embargo las publicaciones norteamericanas la mayoría de las veces no se publican en junio o julio.



-.Quincenal (cada quince días)



-.Trimestral (cuatro veces al año)



-.Bimestral (seis veces al año)



-.Semestral (dos veces al año; cada seis meses



-.Anual (una vez al año)



-.Diaria (publicada todos los días)



-.Bimensual (dos veces en el mes)



-.Irregular (publicadas sin periodicidad definida)



-.Semanal (editada cada 8 días)





B.- MENSUAL



En esta tarjeta se incluyen los mismos datos del anverso y reverso de la publicación anual.



Los datos que se anotan de cada publicación son el año, el volumen y el número. Este deber , lo mismo que el volumen colocarse en números arábigos. Únicamente cuando no se posee el número se colocar una marca de cotejo (v) señalando el mes que se desea registrar.



en esta tarjeta se deber también anotarse en la columna I si posee índice y el No. de este si es posible identificarlo. En la columna AC se anotar n los acumulados que ofrezcan la publicación. En la columna de observaciones se incluir lo que sea del caso destacar para dar mayor claridad.





C.- QUINCENALES



El registro en estas tarjetas se hace utilizando la misma tarjeta mensual. Se deben utilizar las dos columnas que aparecen demarcadas con una línea intensa, como lo ilustramos a continuación.





D.- DIARIAS



Esta tarjeta se acostumbra utilizar en el registro de periódicos o publicaciones que aparecen todos los días. La información de la tarjeta es la misma de las publicaciones antes. mencionadas. Se diligencia colocando el No. del diario en la fecha correspondiente.





E.- SERIADA O NUMERADA



En esta tarjeta se registran las publicaciones que generalmente aparecen con un número que las distingue. Su anotación se hace colocando una marca de cotejo (v) a lado del No. de la publicación que se desea registrar.



3.- Pérdida de Publicación



Cuando se logre detectar la pérdida de una publicación seriada se encierra con un círculo en la tarjeta del kárdex, el número extraviado.



Cuando se haga el cotejo anual para el inventario se seguir este mismo procedimiento destacándose además el año que figure perdido.



4.- Cambios de nombre



Cuando una publicación cambia de título se ordenará en el kárdex y se guardar en los estantes por el último nombre que tenga.



En le kárdex se colocar una tarjeta de véase, haciéndose referencia al nuevo título. A las revistas con el título anterior, se les borra la marca de cotejo y se las coloca el nuevo título encima del que utilizaban antes.



5.- Distinción de Publicaciones



Con el fin de distinguir las publicaciones en el kárdex, se usar n los siguientes marbetes que identificarán la forma de adquisición de éstas:



a.- Color xxxx (rojo?) para las suscripciones



b.- Color xxxx(azul) para las donaciones



c.- Color xxxx(naranja?) para las de canje



6.- Algunas entradas que se destacan



Los anuarios, balances, boletines, boletines informativos, informes, memorias y los proceedings se entraran por título y entre paréntesis se coloca el nombre de la institución seguido después de un punto por la ciudad donde se edita el documento. Ejemplos:



1.- Balances e informes (Banco Cafetero. Cali)

2.-Informe anual (Banco de la República. Bogotá )

3.-Informes (Caja de Crédito Agrario Industrial y minero. Bogotá)



7.- Cese de publicaciones



Cuando una publicación ha dejado de editarse se coloca en el kárdex la nota "dejo de publicarse".





B.-Las colecciones



1.- Clases

a.- General- Está integrada por la gran mayoría de las publicaciones que se reciben en la Hemeroteca.



b.- Referencia- La integran índices, abstracts, resúmenes, etc. o sea aquellas publicaciones que remiten a la información específica.



2.- Organización



Las publicaciones se ubican de izquierda a derecha en cada estante y se colocan tal como en el kárdex, en forma alfabética y dentro de cada título en orden cronológico.



Los materiales de referencia, se ubican en un estante especial en orden alfabético y se les hace registro de kárdex por separado de las publicaciones seriadas integrantes de la colección general.



Las colecciones se complementan con las publicaciones que ofrecen otras instituciones en sus listas de Canje y donación, para tal efecto se revisan cuidadosamente con las existencias del kárdex y se señalan aquellas que hacen falta y se devuelven las listas a la mayor brevedad posible.



3.- Alfabetización



Esta se hace en igual forma que la utilizada en el kárdex.





V.- FICHEROS



Además del kárdex, la Sección llevará los siguientes registros:



A.- Fichero de analíticas



Es aquel que contiene los asientos de las partes informativas en que se compone una publicación seriada, es

decir que le muestra a los usuarios en forma desglosada el contenido de estas (nombre de los autores, título de los artículos, año, volumen y número de la publicación y las páginas donde se encuentran éstos).



El procedimiento a seguir en la elaboración de las analíticas ser el siguiente:



-.Se examinará que la publicación no se encuentre analizada en ningún índice de los que tiene la Hemeroteca (Por ejemplo, Chemical Abstract, Library lit, etc).



-. Se seleccionan los artículos que se van a indizar en cada publicación. Esta selección se hará teniendo en cuenta que la información sea destacada y de importancia para los usuarios de la biblioteca y que los temas sean de actualidad y contribuyan a complementar la labor informativa en la Universidad.



-. Se hace una ficha borrador en la cual se incluirán todos los datos necesarios para la identificación del artículo.



-. Después de seleccionado el artículo el auxiliar:



1.-Subraya las dos primeras letras del apellido del autor con lápiz rojo.



2.- Coloca una marca de cotejo (v) al frente de la primera letra del título.



3.- Coloca el epígrafe o epígrafes (que previamente se seleccionarán de la lista de Rovira y Aguayo) sobre la página.



4.- Una vez analizada la publicación se colocará en la portada la palabra "analizada".



5.- Colocar con lápiz en la tarjeta del kárdex la letra A sobre el número que ha sido analizado.



6.- Se hará un fichero de revistas analizadas.

La ficha, finalmente quedará de la siguiente manera:



Pablos, Tómas de."El plazo en el arrendamiento minero". Minería. Buenos Aires, 13(46): 35-36,

Abr.,1975

1. DERECHO MINERO







Ficha de autor



Apellido (s), nombre (s). "Titulo del artículo".

Título de la Publicación periódica. lugar de

publicación, Volumen (número): paginación, mes

(es), año de publicación



ENCABEZAMIENTOS





Ficha de materia



PETROLEO-INDUSTRIA Y COMERCIO-VENEZUELA

"Venezuela invierte el petroleo". Visión.

México, 44(3): 29-30, En .-Feb., 1975



1. PETROLEO-INDUSTRIA Y COMERCIO-VENEZUELA









Ficha de véase





Construcciones Escolares



Véase



ESCUELAS - EDIFICIOS





Para los epígrafes no utilizados en la lista de Carmen Rovira.





PREHISTORIA



véase además



EDAD DE BRONCE

EDAD DE COBRE

EDAD DE HIERRO

EDAD DE PIEDRA

NOMBRE PREHISTORICO





Se colocan los temas relacionados de los epígrafes que han sido utilizados en el catálogo de analíticas.





B.- FICHERO DE INSTITUCIONES



Estar ordenado por países y dentro de cada país por nombre de institución con su respectiva dirección. En la parte inferior de cada ficha se colocar el nombre de las publicaciones seriadas que dicha institución produce. Este fichero es de orden interno, es decir solo lo manejan los empleados de la sección.





COLOMBIA



Universidad Javeriana. Facultad de Filosofía y letras.

Cra. 23 39'69 Tel: 2699209

Bogotá D.E. (2)



REVISTA JAVERIANA



C.- FICHERO DE MATERIAS



Estar ordenado alfabéticamente por los asuntos de cada publicación. Debajo de cada asunto se colocará el nombre de la publicación que trata asuntos y la institución o casa editora que produce esta publicación , entre parentesis. A continuación se colocará la ciudad. En la parte inferior y en mayúscula sostenidas se colocará la periodicidad.







FILOSOFIA



Revista Javeriana. (Universidad Javeriana. Facultad de Filosofía y letras), Bogotá .



TRIMESTRAL









D.- FICHERO DE REVISTAS ANALIZADAS



Este fichero nos mantiene informados acerca de que números de determinado título de publicación han sido analizados, además sirve para la interpretación de los títulos que han sido abreviados en las analíticas.



En las tarjetas aparecen los siguientes datos:





-. Nombre de la publicación, más abajo la abreviatura de dicha publicación. Cuando el título de la publicación es muy corto, no se abrevia Ejemplo:



Boletín de la Unesco para las bibliotecas

Bol. Unesco Btecas., v.20(1-6), esto quiere decir que los números del 1 al 6 del volúmen 20 fueron analizados





VI. PRESTAMOS



A.- USUARIOS

De conformidad con el reglamento de la Biblioteca "serán usuarios autorizados para obtener préstamo de materiales:

a.-Los profesores, estudiantes y personal administrativo de la Universidad.

b.-Los particulares que presenten como responsable solidario un miembro del personal docente o administrativo de la Universidad, previo pago de doscientos cincuenta pesos ($250.000) anuales.

c.-Los profesores y estudiantes que presenten en la Biblioteca solicitud de préstamo interbibliotecario".



B.- DEL PRESTAMO

También de conformidad con el reglamento de la Biblioteca "las publicaciones periódicas se prestarán por cinco días. Cada usuario podrá llevar hasta tres números de éstas.



El último número de las revistas que se reciben periódicamente, se tratará como material de reserva durante los primeros quince días".



C.- MECANICA DE PRÉSTAMOS



1.-Requisitos



Cada que la sección de Hemeroteca realice un préstamo exigirá al usuario la presentación del carné que lo acredite como miembro de la universidad xxxxxx.

Para préstamos internos el usuario podrá dejar cualquier documento de identidad.



2.-Procedimientos del préstamo

Previamente identificado el usuario se le entregarán dos tarjetas que deberá firmar en forma legible y con su respectivo código al lado.





Quién atiende el préstamo colocará la fecha de devolución en estas dos tarjetas y en la ficha de vencimiento que debe colocarse a cada publicación en la parte posterior.



D. FECHA DE VENCIMIENTO





Estas tarjetas se revisarán previamente para constatar que hayan sido firmadas, y se ubicarán en el mueble de circulación y préstamo la una por título de la publicación y la otra por fecha de vencimiento.

Con esta última ficha la Sección preparará quincenalmente la lista de deudores morosos y enviará recordatorios de devolución a estos usuarios en formatos preimpresos



A cada usuario se le diligenciará además la Tarjeta de lector que se utilizará para un control del número de publicaciones que le prestan.



D.- ESTADISITICA



Cada que se haga un préstamo dentro de la sala la persona que atienda anotará en una hoja de papel blanco una raya vertical por cada publicación que entregue al lector.



En las horas de la tarde, y diariamente se sumarán los préstamos internos y los que se han hecho a domicilio. Esta información y además la de las actividades realizadas durante el día se trasladarán al formato preimpreso que se lleva en la sección

. A fin de mes se trasladará esta información al formato mensual.





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