Modelo de Manual de procedimientos para Adquisiciones

MODELO DE MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA UNA BIBLIOTECA

Por

Saúl Sánchez Toro, MLS

(Magíster LS, Universidad de Puerto Rico.

Lic. B/tcologia
Escuela Interamericana de Bibliotecología, Medellin, Col.)

Manizales - Colombia

2005

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UNIVERSIDAD DE XXXXXXXXXXXX

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES DE
LA BIBLIOTECA

1. DEFINICION

Las adquisiciones de la Biblioteca de la Universidad de XXXXXXXXXXXX se regirán por
las normas y procedimientos establecidos en el presente manual y comprenden la
selección y pedido de libros y revistas que se consideren importantes y necesarios de contar en la Biblioteca y Hemeroteca.


2. OBJETIVO GENERAL

Reglamentar los procedimientos y normas a cumplir en la selección y pedido de material
bibliográfico de la Biblioteca.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

3.1. Garantizar
una selección idónea de material bibliográfico, de tal manera que responda a
los criterios de calidad, actualidad y necesidades académicas.

3.2. Racionalizar
la adquisicioón de textos y revistas de acuerdo con las demandas y necesidades
de la comunidad universitaria.

3.3. Agilizar el proceso de selección y adquisición de textos de la Biblioteca.

4. NORMAS GENERALES


4.1. La adquisición de material bibliográfico con destino a la Biblioteca o Hemeroteca de
la Biblioteca de la Universidad de XXXXXXXXXXXX, deberá seguir las etapas
indicadas en el presente manual.

4.2. El Comité Asesor de Biblioteca será el responsable del cumplimiento del presente
procedimiento. Este Comité está
conformado por :

Dr.. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Vice rector académico, quien presidirá
Dr xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Facultad Artes y HumanidadesDra
Dr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Facultad Ciencias para la Salud
Dr xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Facultad Ciencias sociales y Jurídicas
Dr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxFacultad Ciencias Agropecuarias
Dr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Director de Biblioteca, quien hará las veces de Secretario

4.3. El Jefe de la Biblioteca será el encargado de convocar el Comité Asesor de Biblioteca y llevar a cabo las decisiones que este organismoi adopte.

4.4. La adquisición de textos y revistas debe responder al presupuesto asignado a la Biblioteca y a las necesidades de la comunidad Universitaria.

4.5. La cantidad de textos a pedir por cada título no podrá ser mayor de cinco (5) ejemplares


4.6. Cualquier persona vinculada con la Universidad de XXXXXXXXXXXX puede sugerir la compra de material bibliográfico ciñéndose a lo estipulado en el numeral 5 del presente manual.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Los catálogos de editoriales y anuncios de nuevos libros y revistas serán enviados a los profesores para que seleccionen los textos que consideren importantes de adquirir por la biblioteca, previa su comprobación de que dichos textos no existen en la biblioteca. La
selección se hará a través del formato BI-1 en el cual cada docente escribirá los títulos seleccionados. En el momento de recibir los catálogos, los docentes deben llenar la hoja de circulación señalada como formato BI-2, la cual deben rotar haciendola
llegar a los docentes indicados en el mismo.

5.2. Una vez seleccionados los textos por todos los docentes, deberá hacerse llegar al Centro de Biblioteca los catálogos puestos a su consideración y los
formatos BI-1 y BI-2

5.3. La Biblioteca deberá confrontar que los textos seleccionados por los docentes no existen en la biblioteca o si están en algún pedido por llegar o si tienen una edición o versión anterior.

5.4. Los libros seleccionados por los docentes deberán pedirse en demostración para ser revisados por éstos, de tal forma que éstos puedan calificar los aspectos contenidos en el formato BI-3. Los libros serán revisados y calificados en la Biblioteca, quien indicará los criterios a tener en cuenta y la forma de llenar
el respectivo formato BI-3

5.5 En el caso de que algún docente, estudiante o miembro de la planta administrativa
de la Universidad de XXXXXXXXXXXX desee sugerir a la biblioteca la compra de algún texto que ya conozca y que sea de utilidad para las labores académicas, podrá
hacerlo diligenciando el formato BI-3

5.6 Se procede a convocar el Comité Asesor de Biblioteca que debe decidir, de acuerdo
a las selecciones y conceptos dados por los docentes, cuáles de los libros revisados
serán pedidos y en qué prioridad y cantidad.

5.7 El director de la biblioteca debe llenar por duplicado la orden de pedido (formato BI-4), de acuerdo con las decisiones
adoptadas por el Comité Asesor de Biblioteca. Se envía el original a la sección de Presupuesto para el trámite de
compra correspondiente y la copia se archiva.
Si se trata de revistas se envía el cupón de suscripción o renovación correspondiente.

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FORMATO BI -3

UNIVERSIDAD
DE XXXXXXXXXXXX

BIBLIOTECA

CONCEPTO
PARA LA ADQUISICION DE LIBROS Y REVISTAS

Fecha:
_______________________________________

Nombre de quien emite el concepto: ___________________________________________

Calidad: Docente _____ Alumno _____ Administrativo _____

MATERIAL REVISADO: Libro _____ Revista _____

AUTOR : (Únicamente para libros):___________________________________________

TITULO:
_______________________________________________________________________

EDITORIAL:_____________________________FECHA EDICION: _______________________

CONCEPTO:

1. Conoció
Usted personalmente el libro? Si ____ No ____

2. Tiene
calidad académica: Buena
____ Regular ____ Mala ____

3. Tiene
calidad editorial: Buena
____ Regular ____ Mala ____

4. Recomienda
su adquisición: Si
____ No ____

OBSERVACIONES:

(Para ampliar
el juicio, señale en este espacio un concepto sobre el contenido y la calidad
del libro o revista)

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FORMATO BI -1

UNIVERSIDAD
DE XXXXXXXXXXXX

BIBLIOTECA

SELECCION
DE LIBROS Y MATERIAL BIBLIOGRAFICO

Nombre del
docente: ___________________________________Facultad:____________________________________

Programa
Academico:__________________________________Fecha:_________________

Títulos seleccionados	Razones
1. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
2. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
3. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
4. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
5. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
6. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
7. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
8. _____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
9._____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________
10. ____________________________________	_____________________________________________________________________________________________________________________

FORMATO BI-2

UNIVERSIDAD DE XXXXXXXXXXXX

BIBLIOTECA

SELECCION DE LIBROS Y MATERIAL
BIBLIOGRAFICO

(Hoja de circulación)

Fecha: ______________________

Señor profesor:

Para una mejor
selección de textos y material bibliográfico, pedimos su colaboración revisando
los catálogos que se adjuntan y seleccionando los libros que usted considere
necesario adquirir por la Biblioteca.

Anote en la hoja que estamos adjuntando (formato CI-1) el autor y el título de cada obra
seleccionada y brevemente la razón que tiene para su selección.

Por favor envíe el (los) catálogo(s) a la mayor brevedad al profesor cuyo nombre está
después del suyo, junto con el formato CI-1

Para la selección cerciórese que los libros que va a sugerir no existen en la Biblioteca.

Nombre del docente	Fecha de recibo	Fecha devolución	Firma
___________________	___________________	___________________	___________________
___________________	___________________	___________________	___________________
___________________	___________________	___________________	___________________
___________________	___________________	___________________	___________________
___________________	___________________	___________________	___________________

Saul Sanchez
Toro