06 noviembre 2005

MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA UNA BIBLIOTECA

MODELO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA UNA BIBLIOTECA

Por

Saúl Sánchez Toro, MLS

(Magíster LS, Universidad de Puerto Rico.

Lic. B/tcologia Escuela Interamericana de Bibliotecología)


Manizales - Colombia
2005



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UNIVERSIDAD DE XXXXXXXXXXXX
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES DE LA BIBLIOTECA


1. DEFINICION

Las adquisiciones de la Biblioteca de la Universidad de XXXXXXXXXXXX se regirán por las normas y procedimientos establecidos en el presente manual y comprenden la selección y pedido de libros y revistas que se consideren importantes y necesarios de contar en la Biblioteca y Hemeroteca.

2. OBJETIVO GENERAL

Reglamentar los procedimientos y normas a cumplir en la selección y pedido de material bibliográfico de la Biblioteca.

3. OBJETIVOS ESPEC IFICOS

3.1. Garantizar una selección idónea de material bibliográfico, de tal manera que responda a los criterios de calidad, actualidad y necesidades académicas.

3.2. Racionalizar la adquisicioón de textos y revistas de acuerdo con las demandas y necesidades de la comunidad universitaria.

3.3. Agilizar el proceso de selección y adquisición de textos de la Biblioteca.

4. NORMAS GENERALES

4.1. La adquisición de material bibliográfico con destino a la Biblioteca o Hemeroteca de la Biblioteca de la Universidad de XXXXXXXXXXXX, deberá seguir las etapas indicadas en el presente manual.

4.2. El Comité Asesor de Biblioteca será el responsable del cumplimiento del presente procedimiento. Este Comité está conformado por :

Dr.. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Vice rector académico

Dr xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Facultad Artes y Humanidades

Dra xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Facultad Ciencias para la Salud

Dr xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Facultad Ciencias sociales y Jurídicas

Dr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Facultad Ciencias Agropecuarias

Dr. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Director de Biblioteca

4.3. El Jefe de la Biblioteca será el encargado de convocar el Comité Asesor de Biblioteca y llevar a cabo las decisiones que este organismoi adopte.
4.4. La adquisición de textos y revistas debe responder al presupuesto asignado a la Biblioteca y a las necesidades de la comunidad Universitaria.

4.5. La cantidad de textos a pedir por cada título no podrá ser mayor de cinco (5) ejemplares

4.6. Cualquier persona vinculada con la Universidad de XXXXXXXXXXXX puede sugerir la compra de material bibliográfico ciñéndose a lo estipulado en el numeral 5 del presente manual.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Los catálogos de editoriales y anuncios de nuevos libros y revistas serán enviados a los profesores para que seleccionen los textos que consideren importantess de adquirir por la Biblioteca, previa su comprobación de que dichos textos no existen en la biblioteca. La selección se hará a través del formato BI-1 en el cual cada docente escribirá los títulos seleccionados. En el momento de recibir los catálogos, los docentes deben llenar la hoja de circulación señalada como formato BI-2, la cual deben rotar haciendola llegar a los docentes indicados en el mismo.

5.2. Una vez seleccionados los textos por todos los docentes, deberá hacerse llegar al Centro de Biblioteca los catálogos puestos a su consideración y los formatos BI-1 y BI-2

5.3. La Biblioteca deberá confrontar que los textos seleccionados por los docentes no existen en la biblioteca o si están en algún pedido por llegar o si tienen una edición o versión anterior.

.4. Los libros seleccionados por los docentes deberán pedirse en demostración para ser revisados por éstos, de tal forma que éstos puedan calificar los aspectos contenidos en el formato BI-3. Los libros serán revisados y calificados en la Biblioteca, quien indicará los criterios a tener en cuenta y la forma de llenar el respectivo formato BI-3

5.5 En el caso de que algún docente, estudiante o miembro de la planta administrativa de la Universidad de XXXXXXXXXXXX desee sugerir a la biblioteca la compra de algún texto que ya conozca y que sea de utilidad para las labores académicas, podrá hacerlo diligenciando el formato BI-3

5.6 Se procede a convocar el Comité Asesor de Biblioteca que debe decidir, de acuerdo a las selecciones y conceptos dados por los docentes, cuáles de los libros revisados serán pedidos y en qué prioridad y cantidad.

5.7 El director de la biblioteca debe llenar por duplicado la orden de pedido (formato BI-4), de acuerdo con las decisiones adoptadas por el Comité Asesor de Biblioteca. Se envía el original a la sección de Presupuesto para el trámite de compra correspondiente y la copia se archiva. Si se trata de revistas se envía el cupón de suscripción o renovación correspondiente.

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FORMATO BI -3





UNIVERSIDAD DE XXXXXXXXXXXX
BIBLIOTECA


CONCEPTO PARA LA ADQUISICION DE LIBROS Y REVISTAS



Fecha: _______________________________________

Nombre de quien emite el concepto: _________________________________________________



Calidad: Docente _____ Alumno _____ Administrativo _____



MATERIAL REVISADO: Libro _____ Revista _____



AUTOR : (Únicamente el libro):______________________________________________________



TITULO: _______________________________________________________________________



EDITORIAL:_____________________________FECHA EDICION: _______________________



CONCEPTO:



1. Conoció Usted personalmente el libro? Si ____ No ____

2. Tiene calidad académica: Buena ____ Regular ____ Mala ____

3. Tiene calidad editorial: Buena ____ Regular ____ Mala ____

4. Recomienda su adquisición: Si ____ No ____





OBSERVACIONES:



(Para ampliar el juicio, señale en este espacio un concepto sobre el contenido y la calidad del libro o revista)

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FORMATO BI -1



UNIVERSIDAD DE XXXXXXXXXXXX

BIBLIOTECA


SELECCION DE LIBROS Y MATERIAL BIBLIOGRAFICO




Nombre del docente: ___________________________________Facultad:____________________________________

Programa Academico:__________________________________Fecha:_________________




Título seleccionado:




Razones

1. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

2. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

3. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

4. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

5. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

6. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

7. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

8. _____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

9._____________________________________


_____________________________________________________________________________________________________________________

10. ____________________________________


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FORMATO BI-2



UNIVERSIDAD DE XXXXXXXXXXXX

BIBLIOTECA



SELECCION DE LIBROS Y MATERIAL BIBLIOGRAFICO

(Hoja de circulación)





Fecha: ______________________



Señor profesor:

Para una mejor selección de textos y material bibliográfico, pedimos su colaboración revisando los catálogos que se adjuntan y seleccionando los libros que usted considere necesario adquirir por la Biblioteca.

Anote en la hoja que estamos adjuntando (formato CI-1) el autor y el título de cada obra seleccionada y brevemente la razón que tiene para su selección.

Por favor envíe el (los) catálogo(s) a la mayor brevedad al profesor cuyo nombre está después del suyo, junto con el formato CI-1

Para la selección cerciórese que los libros que va a sugerir no existen en la Biblioteca.


Nombre del docente

Fecha de recibo

Fecha devolución

Firma

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Atentamente,


Director(a) Biblioteca