PROYECTO :

AUTOMATIZACION DE LAS BIBLIOTECAS

SAUL SANCHEZ TORO

Magister LS Universidad de Puerto Rico
Lic. Bibliotecologia Escuela Interamericana de Bibliotecologia. Universidad de Antioquia. Colombia

UNIVERSIDAD DE CALDAS

CENTRO DE BIBLIOTECAS

MANIZALES

2001

FICHA DE INFORMACION GENERAL DEL PROYECTO

TÍTULO DEL PROYECTO:

AUTOMATIZACION DE LAS BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS, MANIZALES.



	RESPONSABLE: NOMBRE: SAUL SANCHEZ TORO CEDULA: 8.289.952 de Medellín
	EMPRESA :

	NOMBRE :	UNIVERSIDAD DE CALDAS
	OBJETO SOCIAL:	EDUCACION
	NIT:	890801063-0
	REPRESENTANTE LEGAL:
	CEDULA DE CIUDADANIA:
	DIRECCION:	Calle 65 26-10
	TELEFONO:	862732 FAX: 862520
	CORREO ELECTRONICO:	*biblioteca@cumanday.ucaldas.edu.co.co*.


	COSTO TOTAL DEL PROYECTO:
	MONTO SOLICITADO COFINANCIACION:
	MONTO SOLICITADO A OTRAS ENTIDADES
	CONTRAPARTIDA INCREMENTAL
	DURACION DEL PROYECTO	6 MESES
	PROYECTO	NUEVO

1. INTRODUCCION

"Desde hace mucho tiempo, la técnica ha cooperado con las bibliotecas para mejorar los servicios que éstas prestan. A finales del S. XIX, la introducción de la máquina de escribir en la biblioteca fue una verdadera revolución. En los últimos años, la automatización se ha convertido en una fuente potencial de cambios de una magnitud inusitada. El impacto de la informática sobre la biblioteconomía se ha convertido en un tema importante para las conferencias de bibliotecarios y la literatura profesional. Sin embargo, y más allá de fabulaciones acerca de una futura biblioteca electrónica vacía de papel, y de la ingenuidad ante la tecnología de los personajes de Julio Verne, lo cierto es que el uso que se dé a la automatización es crucial para su éxito o fracaso. Y ello depende de una planificación adecuada, que parta de unos objetivos muy claros y tenga en cuenta las disponibilidades presentes de recursos y las tendencias futuras más probables, tanto en lo que se refiere a las posibilidades de ampliación de los mismos, como a las demandas de la comunidad a la que sirve."[1]

Por tanto, la primera pregunta es: ¿para qué se quiere automatizar?. Una respuesta muy sensata y que, al tiempo, va más allá de lo obvio nos la proporciona Marlene Clayton:

"Existen muchas razones por las que el director de una biblioteca podría pensar en la instalación de un sistema automatizado. La más obvia es que el actual sistema manual plantea problemas, y tanto el conocimiento como la experiencia enseñan al bibliotecario que éstos se podrían resolver con la automatización. Sin embargo, se solicitan cada vez con mayor frecuencia estos sistemas para ampliar los servicios automatizados ya en funcionamiento o para sustituir los sistemas existentes que han dejado de ser útiles. También se ha generalizado que los usuarios de la biblioteca demanden servicios automatizados, en particular para la recuperación de la información, entre los que se incluyen los catálogos de acceso público en línea."

De acuerdo con estas observaciones de Clayton, existen dos razones fundamentales para emprender el proceso de automatización de una biblioteca:

1] Conseguir una mayor productividad, sacando el máximo partido a la realización de las tareas tradicionales para poder, así, hacer frente a la llamada "explosión documental". Freemont Rider definía las tareas a realizar por el ordenador como la combinación del tratamiento masivo -gran volumen de información- y el tratamiento individualizado de cada documento.

2] Definir de nuevo las funciones bibliotecarias, al potenciar su función de comunicación, para convertir a la biblioteca en un centro neurálgico, desde el que se difunde el bien más valioso de la sociedad postindustrial: la información. [2]

2. Descripcion del problema

Las Bibliotecas universitarias de Colombia tuvieron un gran auge en la década de los 60's cuando se conformó la Red Colombiana de Bibliotecas Universitarias.

Posteriormente con la creación del SIDES (Sistema de Información y Documentación para la Educación Superior), que coordinaba el Icfes, se estableció en Colombia una red cooperativa que indudablemente le prestó al país innumerables servicios.

Del SIDES surgieron varios de los programas que actualmente adelantan en forma individual muchas unidades de información de educación superior de Colombia. Por ejemplo, el programa de Conmutación Bibliográfica o de intercambio de fotocopias, el préstamo interbibliotecario, etc.

Uno de los grandes logros del SIDES, fué la instalación de una gran red telemática que se inició con la operación en algunas entidades a quiénes se les denominó Centros Nodales, de equipos computacionales que permitían el acceso a bases bibliográficas en forma remota.

Entidades como las Universidades Pedagógica, Industrial de Santander, Del Valle, Nacional de Medellín, Nacional de Bogotá, del Cauca, etc. compartieron sus recursos con las demás bibliotecas del país, a través de la base de datos que en el programa ORACLE/PRIME fue instala en sus sedes.

Desafortunadamente el soporte técnico de los equipos instalados en las distintas universidades resultó ser deficiente, lo que llevó a las diferentes universidades a buscar alternativas de cambio para trasladar sus bases de datos a sistemas mas universales o al menos con mayor apoyo tecnológico en el país.

El establecimiento del programa NOTIS en la Biblioteca Luís Ángel Arango, le mostró al país que las bases bibliográficas podían instalarse y universalizarse en paquetes computacionales soportados por compañías internacionales.

La experiencia del desarrollo de software bibliográfico a nivel nacional, no ha dado hasta el presente buenos resultados ya que en la mayoría de los casos se han desarrollado programas incompletos o que sólo alcanzan a cubrir en forma parcial algunos de los aspectos fundamentales de una biblioteca.

Las Grandes bibliotecas fueron las primeras en implementar aplicaciones comerciales de gran alcance por ejemplo, La Universidad del Valle fue la primera en el país en implementar el paquete ORACLE LIBRARIES, producido por la compañía británica Fret Well-Downing de Sheffield y quien lo inició con el nombre de Reflection y el cual en un principio se instaló en el idioma inglés, original del paquete.

Algunas entidades del país como la Universidad Nacional de Colombia, la ESAP, La Universidad de Antioquia, la Universidad Tecnológica de Pereira, etc. han adquirido este mismo programa en la traducción española elaborada por la Universidad del Valle.

La Biblioteca Luis Angel Arango y la Universidad de los Andes, adquirieron conjuntamente el paquete NOTIS, uno de los mas usados en América Latina hasta hace muy poco.

El ICFES, adquirió el programa ALEPH, que distribuye la compañía Sistemas Lógicos de México y que fue desarrollado en Israel y el cual ha demostrado ser un software de fácil utilización o captación por parte de los usuarios.

Este software lo tienen universidades como la de Harvard, la de Sao Paulo, la UNAM y el Colegio de México, etc.

LAS BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD DE CALDAS.

Administrativamente existen en la Universidad una biblioteca centralizada, y cinco Bibliotecas satélites todas ellas especializadas.

La principal, es la Biblioteca Central que reúne en un solo local las colecciones que sirven a los Programas de Agronomía, Desarrollo Familiar, Geología, Educación, y Medicina y Enfermería en ciencias Básicas. De ella dependen las siguientes Bibliotecas especializadas:

1. La Biblioteca de Ciencias Jurídicas y Sociales, que funciona en el mismo edificio de la Facultad y está destinada a prestar sus servicios a los estudiantes y profesores de las Facultades de Derecho, Filosofía y Letras, Trabajo Social y al programa de Diseño Visual.

2. La Biblioteca de Ciencias Para la Salud, en la cual se tiene organizada la colección clínica de libros y revistas para el uso del profesorado y de los estudiantes de los cursos avanzados de los programas de Medicina, Enfermería y Deportes.

3. La Biblioteca de Ciencias Agropecuarias que apoya los programas de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia y de Agronomía.

4. La Biblioteca de Artes y Humanidades que apoya los programas de Música, Artes Plásticas (Dibujo, pintura, escultura, cerámica, etc.) y Diseño Visual.

La Biblioteca Central posee más de veinte bases de datos en Disco Compacto destacándose entre estas la Base MEDLINE de la Biblioteca Nacional de Medicina de EE.UU , Agris, Agricola, Eric, Lilacs, VTCD, Georef, Soc.Science Index, Humanities Index etc. y algunas bases recopiladas por la Universidad de Colima de México.

Hasta la fecha solo se ha iniciado un proceso parcial de sistematización en la biblioteca Central en donde a partir de 1993 se adoptó el programa SIABUC, donado por la Universidad de Colima como paquete de soporte para la captura de datos y para la consulta de información bibliográfica.

En estos momentos se tiene constituida una base de datos, con 46.000 registros.

2. JUSTIFICACION

Este proyecto busca implementar en la Universidad de Caldas la utilización de un programa que permita manejar todos los procesos en forma automática. Es decir, que desde el mismo instante que ingrese una publicación a la Biblioteca Central, el área de Procesos técnicos la registre e inicie su proceso de catalogación y clasificación de tal manera que cualquier usuario que consulte una terminal o un microcomputador de la red interna pueda identificar la publicación.

Asi mismo, los procesos de consulta, préstamo de libros, inventario, elaboración de bibliografías se agilizarán debido a que serán procesos completamente automatizados.

En nuestro Centro cada biblioteca ha desarrollado servicios bibliotecarios y de información de acuerdo a sus intereses internos. Las desventajas de esto, han sido, la falta de visión de conjunto que apoye los intereses de la Universidad en su totalidad, falta de optimización de recursos de información, carencia de un desarrollo bibliotecario institucional y la falta de comunicación entre las bibliotecas.

Con los procesos automatizados, se trabajará en una sola red bibliotecaria institucional que tendrá los mismos propósitos y objetivos y por tanto ofrecerá unos beneficios mayores a nuestra comunidad de usuarios.

3. OBJETIVOS DEL PROYECTO:

3.1. Objetivos generales

3.1.1. Proporcionar a los usuarios de las Bibliotecas de la Universidad de Caldas un soporte con servicios de información que cumplan con los objetivos de la Institución que son: la docencia, la investigación, la extensión, la difusión del conocimiento, la formación de profesionales en diversas disciplinas, así como la creación, difusión y preservación de la cultura.

3.1.2. Instalar una red de comunicación automatizada que agilice y optimice la consulta a los sistemas de información locales, nacionales e internacionales por parte de los usuarios de las bibliotecas de la Universidad de Caldas y externos.

3.1.3. Establecer una red de información interactiva de consulta interbibliotecaria que fortalezca la comunicación de servicios de información entre las bibliotecas de la Universidad de Caldas y las de la ciudad de Manizales.

3.1.4. Optimizar los recursos de información, financieros, humanos y tecnológicos aplicados a los servicios de información.

3.2. objetivos especificos

3.2.1. Implementar en las bibliotecas de la Universidad de Caldas, las diferentes aplicaciones de un paquete automatizado de reconocido nombre a nivel mundial, tales como:

- Adquisición de documentos

- Circulación y Préstamos

- Consultas

- Manejo de publicaciones periódicas

- Difusión selectiva de información

- Catalogación y clasificación

3.2.2 .Integrar las bibliotecas de la Universidad de Caldas a la Red automatizada de la entidad

3.2.3 . Compartir recursos bibliográficos con las bibliotecas de la ciudad y del país.

3.2.4. Automatizar el proceso manual de fichas para continuar generando tarjetas catalográficas y bibliográficas a través del computador.

3.2.5. Posibilitar el acceso a las bases de datos que anualmente adquiere la Universidad.

3.2.6. Ampliar el acceso a los puntos de consulta con la ubicación de nuevos terminales.

3.2.7. Permitir el acceso a la Red Metropolitana de Bibliotecas (Consorcio de Bibliotecas de Manizales)

4. GRUPO OBJETIVO

Las bibliotecas participantes en este proyecto son:

Biblioteca Central de la Universidad de Caldas.

Biblioteca satélite de Ciencias Agropecuarias

Biblioteca satélite de Ciencias para la Salud

Biblioteca satélite de Artes y Humanidades

Biblioteca satélite de Ciencias Jurídicas y Sociales.

5. POLITICA NACIONAL Y SECTORIAL QUE RESPALDAN EL PROYECTO

Este proyecto se ajusta al Programa de Apoyo a los Sistemas de Información Científica y Tecnológica, desarrollado dentro del contexto de la Política Nacional de Ciencia y Tecnología diseñada por COLCIENCIAS y en el cual se plantea el apoyo a servicios de información:

"Apoyo a Servicios de Información: En Colombia existen Bases y Bancos de Datos que están dispersos entre las diferentes instituciones del sector publico, privado, académico, y científico. Para responder a esta situación se promoverá la integración de dichas fuentes de información por medio de la financiación de proyectos que busquen desarrollar redes o centros referenciales especializados, facilitar la integración con la red CETCOL, y prestar servicios en línea que faciliten el acceso a la información disponible vía CETCOL e INTERNET."

Igualmente, se encuentra respaldado en el “Plan Estratégico de los Sistemas de Información Científica y Tecnológica” elaborado por COLCIENCIAS en 1995 y por la Ley de Ciencia y Tecnología y la Ley General de Educación del país.

6. RESULTADOS, ACTIVIDADES E INSUMOS DEL PROYECTO

6.1. RESULTADO 1

Sistema de bibliotecas automatizado en cada una de las bibliotecas del centro

6.1.1. ACTIVIDAD 1

Estudio de los diferentes programas integrados que existen en el mercado y que cumplen con los siguientes requisitos:

1.Manejo de los procesos de: Adquisiciones, catalogación, control de autoridades, circulación, acceso público a la búsqueda, préstamo, estadísticas, control de inventario y de publicaciones periódicas.

2. Compatibilidad con los estándares internacionales como son : El protocolo Z39.50, formato bibliográfico MARC y el protocolo TCP/IP.

6.2.1. ACTIVIDAD 1.2

Adquisición e implementación del programa seleccionado, en las bibliotecas, con el fin de que la información de sus bases de datos sea convertida al nuevo programa.

6.2.2. INSUMOS

- Un computador que haga las veces de servidor en la biblioteca y con sistema operativo requerido.

- Licencias del programa integrado de información para bibliotecas.

- Un asesor de sistemas, tiempo completo durante 5 meses.

6.3. RESULTADO 2

Consulta del catálogo de la Biblioteca Central y las Bibliotecas satélites vía INTERNET en ambiente WORLD WIDE WEB (WWW).

6.3.1. ACTIVIDAD 2.1

Conexión del servidor en el cual se encuentran las bases de la biblioteca a INTERNET.

6.3.2. ACTIVIDAD 2.2

Instalación de la interfase que permita colocar el catálogo bibliográfico para consulta en ambiente WWW.

6.3.3. INSUMOS

- Base de datos de la biblioteca

- Conexión del servidor de la biblioteca a INTERNET.

- Un asesor de sistemas, tiempo completo durante 2 meses.

6.4. RESULTADO 3

Formulación de una búsqueda y su ejecución en uno o más catálogos en forma simultánea a través de INTERNET.

6.4.1. ACTIVIDAD 3.1

Diseño de una interfase que agrupe la consulta de los catálogos.

6.4.2. ACTIVIDAD 3.2

Diseño de una página WEB que permita la consulta simultánea.

6.4.3. INSUMOS

- Un asesor de sistemas, tiempo completo durante 4 meses.

6.5. RESULTADO 4

Proporcionar el acceso remoto a las diferentes bases de datos en CD-ROM existentes en la biblioteca.

6.5.1. ACTIVIDAD 4.1.

Instalación de las torres manejadores de bases de datos en CD-ROM para que puedan ser consultadas en forma local y remota por varios usuarios al mismo tiempo.

6.5.2. ACTIVIDAD 4.2.

Configuración de una interfase que proporcione la consulta remota a los CD-ROM a través de una lista.

6.5.3. INSUMOS

- Bases de datos en CD-ROM

- Un servidor con el sistema operativo requerido para instalar allí la interfase de consulta y algunas bases de datos en CD-ROM.

- Dos torre de CD-ROM

- Un asesor de sistemas, 2 meses.

6.6. RESULTADO 5

Trasladar documentos de cualquier extensión de una biblioteca a otra, a través del computador.

6.6.1. ACTIVIDAD 5.1.

Instalación del programa ARIEL y un scanner en cada biblioteca.

6.6.2. INSUMOS

- Cinco scanner (La Biblioteca Central ya tiene uno).

- Cinco licencias del software ARIEL (La biblioteca Central ya tiene una).

- Un asesor de sistemas, 2 meses.

7. INDICADORES DE LOGRO

7.1. RESULTADO 1

INDICADOR Número de bibliotecas en las que se implemente el software adquirido.

FUENTE Número de registros ingresados en cada biblioteca participante.

7.2 RESULTADO 2

INDICADOR Número de catálogos para consulta en INTERNET.

FUENTE Ejecución de una búsqueda en cada catálogo que retorne un resultado.

7.3 RESULTADO 3

INDICADOR Número de catálogos que componen la lista para ejecución de una búsqueda.

FUENTE Ejecución de una búsqueda simultánea en los catálogos que retorne un resultado.

7.4. RESULTADO 4

INDICADOR Número de bases de datos en CD-ROM en la lista para ejecución de una búsqueda.

FUENTE Ejecución de una búsqueda simultánea en varios CD-ROM que arroje un resultado.

7.5. RESULTADO 5

INDICADOR Número de bibliotecas con el programa ARIEL funcionando.

FUENTE Envío y recibo electrónico de un documento en cada biblioteca.

8. SERVICIOS

Los servicios que se prestarán con la automatización de las Bibliotecas de la Universidad, serán:

1. CONSULTA DE INFORMACION

Se dará acceso a través de INTERNET, a la información existente en las Bibliotecas de la Universidad de Caldas, así como a las tablas de contenido de libros, resúmenes de las tesis y de los proyectos de investigación e investigaciones en proceso.

1. SUMINISTRO DE DOCUMENTOS

Con el software ARIEL en todas las Bibliotecas, se realizará transferencia electrónica de documentos entre las entidades del país y del mundo que manejen este programa y que tengan convenio con nuestra entidad, evitando pérdida de tiempo y desplazamientos inútiles de los usuarios.

2. CONSULTA DE INFORMACION INTERNACIONAL EN CD-ROM

Compartir las Bases de datos en CD-ROM, facilitará a estudiantes, docentes, investigadores, empresarios y a la comunidad en general, localizar información relevante a nivel mundial en todas las áreas del conocimiento.

3. ATENCION DE CONSULTAS

Los usuarios que no localicen la información podrán efectuar sus consultas a las Bibliotecas a través de correo electrónico y por este medio podrán obtener orientación o la información requerida.

4. SERVICIO DE INFORMACION ECONOMICA

A través de la Red se colocará a disposición de la comunidad información de carácter económico actual, producida por instituciones que hagan parte del Consorcio de Bibliotecas de Manizales, tales como el CRECE (Centro Regional de Estudios Cafeteros y Económicos), CENICAFE, Cámara de Comercio y SENA.

5. SERVICIO DE ALERTA

se colocarán para consulta a través de INTERNET las tablas de contenido de las revistas internacionales que se reciben pos suscripción, con el fin de hacer difusión oportuna de estas publicaciones.

6. DISEMINACION SELECTIVA DE INFORMACION

Se hará un programa de Perfiles de usuario, que permitirá identificar las necesidades particulares de cada docente para enviarle periódicamente la información que de su interés ingrese al Centro de Bibliotecas.

7. CAPACITACIÓN DE USUARIOS:

Se preparará al personal de bibliotecas en el uso y manejo de los diferentes programas y se elaborarán instructivos manuales para ilustrar a los usuarios sobre las formas de hacer consultas.

Anexo No.2

PRESUPUESTO GLOBAL DEL PROYECTO

RUBROS		FUENTES			TOTAL
	ENTIDAD COFINANCIADORA	Entidad	Otras fuentes	Contrapartida incremental
PERSONAL				5.000.000	5.000.000
EQUIPO (servidor, torres de CD-ROM y terminales)	135.000.000				135.000.000
MATERIALES E INSUMOS
VIAJES	1.150.000				1.150.000
BIBLIOGRAFIA LIBROS				3.000.000	3.000.000
SOFTWARE (Paquete ALEPH)				50.000.000	50.000.000
SERVICIOS TECNICOS				10.000.000	10.000.000
MANTENIMIENTO				20.000.000	20.000.000
CONSTRUCCIONES
PUBLICACIONES
ADMINISTRACION
OTROS (DISCRIMINAR)
T O T A L	136.150.000			88.000.000	224.150.000

DESCRIPCION DE LOS EQUIPOS A ADQUIRIR

		ENTIDAD COFINANCIADORA	ENTIDAD
1 COMPUTADOR SUN ULTRA SERVER 2/200/1 CPU de 8 GIGAS D/D 320 MB RAM UNIDAD DAT 4mm .	HOST O EQUIPO PRINCIPAL	35.000.000		35.000.000
20 Microcomputadores	PARA PRESTAMOS Y CONSULTAS	30.000.000		30.000.000
4 LECTORAS CODIGO DE BARRAS	PARA LIBROS Y CARNETS	15.000.000		15.000.000
100.000 ROTULOS CODIGO DE BARRAS	PARA CONEXION	6.000.000		6.000.000
5 SCANNERS	PARA CONMUTACION	5.000.000		5.000.000
2 TORRES DE CD-ROM DE 21 CD,S C/U	PARA INFORMACION	40.000.000		40.000.000
5 LICENCIAS ARIEL	PARA CONMUTACION	4.000.000		4.000.000

TOTAL		135.000.000		135.000.000

DESCRIPCION DE LOS VIAJES

LUGAR	PASAJES	ESTADIA	DIAS	TOTAL
Bogotá	450.000	700.000	15	1.150.000

TOTAL	450.000	700.000	20	1.150.000

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

El siguiente cronograma de actividades empieza a ejecutarse desde el momento del primer desembolso.

ACTIVIDAD	AÑO 1	AÑO 2	AÑO 3	AÑO 4	AÑO 5
ADECUACION PLANTA FISICA	xx
ESTRUCTURAR RED INTERNA		xx
INSTALAR EQUIPOS		xxx
VALIDACION DE RED			xxx
CAPACITACION USUARIOS			xx	xxx	xxx

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